エクセル作成・管理から脱却。一つの入力画面を複数の
部門メンバーと共有でき、情報の正確性、透明性があがった

弁護士法人 法律事務所オーセンス

弁護士法人 法律事務所オーセンス

業界:法律事務所
事業概要:上場企業、新興企業、外資系企業を対象とする企業法務、交通事故、離婚、遺産相続などの個人法務、刑事事件などを扱う

「すべての依頼者に最良のサービスを。」を理念とする法律事務所オーセンス。担当領域として、ベンチャー法務、知的財産・エンターテインメント法務、IT法務、M&A、IPO法務、 企業倒産、金融法務等、次世代感覚が問われる企業法務分野から、遺産相続、不動産、医療過誤、債務整理、交通事故などの一般民事分野、刑事分野まで幅広く受任しています。弁護士の豊富な経験、専門性を活かし、激動する社会、経済情勢などの変化にタイムリーに対応。従来の枠にとらわれない新しいリーガルサービスを提供しています。

今回は、従業員情報管理など、日常業務の効率化を進めるべくHRMOS CORE導入を決めた経営企画室・桐生由紀様に、導入の決め手や、導入によって生まれた変化について話を伺いました。

目的

  • エクセル入力・管理を脱し、抜け漏れや業務量の削減につなげたかった
  • 課題

    • 入退所メンバーの情報管理のためエクセルを複数作成する必要があった
    • 社内の情報共有のために、開示できる情報だけ切り貼りしてメールで送るなど、煩雑な手間が多かった
  • 導入の決め手

    • HRMOS採用との情報連携
    • ビズリーチ社の今後のサービス展開への期待、拡張性
  • 効果

    • 複数の部署で同じ画面を確認、入力でき、業務スピードがあがった
    • 従業員に基本情報を直接入力してもらうようになり、業務量の大幅削減につながった

複数のエクセル作成、所内情報共有にパワーがかかっていた

―HRMOS CORE導入を決めた背景は何でしたか?

以前は、弁護士を含む170名の従業員データをすべてエクセルで管理しており、入力や確認業務に限界を感じていました。1名入所があれば、その方に関するあらゆる情報を管理するために複数のエクセルを開き、ときに10回以上、同じ名前をコピペしてあちこちに入力していました。
当事務所は、所内の情報連携を密に行うカルチャーがあり、さまざまな部署から「こういう情報を教えて」と要望が入ります。個人情報が詰まったエクセルシートをそのまま展開するわけにはいかないので、必要な情報だけ切り貼りして送るなど、細かな業務に手間がかかっていました。エクセルの管理業務が減らせないのなら人事・労務担当を増員するか、効率化するか。その2択から、システム導入を決めました。

―数ある人材管理ツールの中でも、HRMOS COREを選んだ理由とは?

HRMOS採用を活用しているので、情報連携ができるツールとしてHRMOS COREを選びました。
実は2~3年前、従業員が100名を超えたあたりから、管理ツールの必要性を感じてほかのサービスを検討していたんです。ただ、どのシステムにもできること・できないことのばらつきがあり、一元管理が難しそうだとペンディングしていました。HRMOS COREは、採用情報をそのまま連携させられること、カスタマイズしてさまざまな項目を作れることがいいです。人事に紐づく勤怠管理もいずれ同じシステム内でできるようにしたい。そう考えると、今後のシステム開発の将来性を考え、HRMOS COREを導入しておくメリットは大きいと思いました。人事評価ツールが近々リリースされる点も魅力的でした。

複数の部門で同じ情報を見ながら入力・確認ができ、業務時間の大幅削減につながっている

―導入を進めている今、どんな効果を感じていますか?

以前、一番大変だったのが入退所メンバーの情報管理でした。入所が多い月には、入力作業や情報の社内共有が終わらずに残業することも多くありましたが、HRMOS CORE導入後、残業時間は目に見えて減りました。
まず、HRMOS採用に入っている住所や名前などの基本データをそのままCOREに移行できるので、書き出したり打ち直したりする手間が削減に。また、HRMOS COREの一画面を社内の複数メンバーで共有できるので、入退所に関する情報をそれぞれの部門が入力、共有できるようになりました。当所にはシステム部門や総務の担当者が入っている「入退所グループ」があり、入所メンバーが決まれば、PCの準備、メールアドレスや内線番号の設定、机など備品の準備などさまざまな業務が発生します。以前は「こういう方が入所します」と人事から各担当者に連絡し、それぞれがエクセルに入力して集約して…という煩雑な作業が発生していました。導入後は、アクセス権限を持ったメンバーがHRMOS COREを見に行って、該当箇所に入力すれば一覧で見られるように。連携のためのメールやりとりもなくなり、複数のエクセル作成が不要になったことで管理ミスも減りました。入所のお知らせが自動で飛ぶようになったため「知らなかった」「気づかなかった」という事態もなくなりましたね。

―オーセンス様ならではの使い方はありますか?

入所の際のタスクチェックをHRMOS CORE内に作り、「この業務レクチャーを終えたか」「契約書を作成したいか」など一つひとつクリアすることで抜け漏れをなくしています。以前は紙でチェックしていたので、ほかのメンバーと業務進捗を共有できずにいました。属人化から脱することで、ミスがあれば周りが指摘できるような健全な状態になっているなと思います。
また、従業員の基本情報は本人に入力してもらうようオペレーションを進めています。こちらも以前は紙運用。記入してもらった情報を人事が読み取って入力していたためどうしてもミスが出ていました。HRMOS COREは画面がわかりやすく操作が簡単なので、現場から質問が上がってくることもありません。住所変更や(結婚などによる)苗字変更も各自で入力できるので、人事の業務はかなり軽減されると思います。当事務所は、代表が「弁護士ドットコム」を立ち上げているほどですから、「システムでできることはシステムでカバーしよう」という価値観が根付いています。人がサービスを提供する業態なので、人に関する情報管理はちゃんとお金をかけてやろうという考えが浸透している。現場もシステム化にいち早く馴染んでいるのではないかと思います。

人事評価ツールなど、今後のサービスの拡張性に期待

―HRMOSに今後何を期待していますか?

HRMOSの人事評価ツールにも期待しています。今は目標管理シートをすべて紙とPDFで管理しており、最新の情報がどれかわからなくなるなど、さまざまな課題があります。あらゆる領域でエクセル管理を脱することができれば、倉庫に保管している膨大な人事書類もすべてデータベース化でき、検索性も高まりますし、個人情報管理の面でも画期的です。今後のサービス展開を引き続き楽しみにしています。

―HRMOS COREをどんな企業、人事担当者におすすめしたいですか?

従業員数が100名を超えると、エクセル管理は難しくなるのでは…と実感しています。社内の複数のメンバーが、同じようにエクセルを作成している、という企業さまは少なくないのでは。一元管理ツールがあることで最新の情報を複数人で共有でき、業務量の削減という点でも、透明性が担保される点でも有効だと思います。

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