社員数増加に伴い一元管理ツールが不可欠に。
社内イントラとのAPI連携を進め、最新の人材情報をすぐに取り出せるようになった

株式会社GA technologies

株式会社GA technologies

業界:不動産
事業概要:不動産テック総合ブランド「RENOSY(リノシー)」の運営など

AIやRPAなどのテクノロジーを活用した各種サービスを通じて、これまでにない不動産体験を提供。「RENOSY」のほか、オンライン融資申込・審査手続きシステム「MORTGAGE GATEWAY by RENOSY(モーゲージ ゲートウェイ バイ リノシー)」の運営 、AIやRPAを活用した研究開発、中古マンションのリノベーション設計施工も手掛ける。
事業拡大と従業員数増加に伴いHRMOS CORE導入を決めた取締役の樋口大様に、導入の決め手となったものや、導入によって生まれた変化について話を伺いました。

目的

  • 社員の異動履歴や資格所有情報、評価内容を一元管理し、人材活用につなげたい
  • 課題

    • 1年で社員数が約2倍になり、それまでのエクセル管理では限界があった
    • 社員に関する正確な情報をすぐに取り出せず、人材配置や採用戦略を考えるのに弊害があった
  • 導入の決め手

    • ほかのサービスとAPI連携しやすく、社内イントラサイトとの情報共有がスムーズ
    • 検索項目をカスタマイズでき、自社仕様に変えやすい
    • 人事目線を重視した機能設計
    • 導入前後のサポート体制が充実している
  • 効果

    • 複数の部署に散らばっていたエクセル情報を集約でき、業務効率が上がった
    • 検索性が高く、部署ごとの資格保有者数など必要な情報をすぐに取り出せるようになった

1年で社員数が2倍になり、メンバーの経歴や評価状況の把握が難しくなった

―HRMOS CORE導入を決めた背景、課題は何でしたか?

2018年の1年間で、社員数が約150人から300人へと2倍に増え、人材管理が追い付かなくなったためです。社員が100人台だったときは、メンバーの顔と名前、実績はだいたい経営陣の頭の中に入っており、エクセルでぎりぎり管理できている状況でしたが、200~300人を超えると、一人ひとりの経歴や社内実績、異動履歴を把握するのは難しくなります。新規事業立案や組織改編の際、「こんな実績を持つメンバーをアサインしたい」といった人材配置プランを考える必要がありますが、メンバーの情報が一元管理されていないため、誰をどこに配置すべきかすぐに情報を取り出せませんでした。
事業戦略を考える上でも、部署ごとの採用人数や離職率、前職の業界別の人数はすぐに把握しておく必要があります。また、当社の事業上、部署ごとの宅建保有者数の最新データを常に見られる状態にしておきたかった。いままでは、正確な情報にあたるには、紙で保存していた履歴書を取り出して探す…という非常に非効率な作業が発生していました。
今後ますます社員数を増やしていくことを考えれば、検索性の高い社員データの一元管理ツールが必要だと、2019年4月に導入を決めました。

―数ある人材管理ツールの中でも、HRMOS COREを選んだ理由とは?

操作性とコストパフォーマンスの高さが決め手でした。中でも、もっとも重視したのはAPI連携です。当社はもともと「TechPortal(テックポータル)」という社内コミュニケーションツールを活用しており、社員に向けたお知らせなどはそのイントラサイト上で社内に展開されています。また、ほかの人事労務管理ツールも使っていたので、それらと連携しやすい点は大きな魅力でした。
ほかにも、「人事にとってどんな機能があると便利か」という人事視点がよく反映されているなと感じることが多かったですね。例えば、検索項目を自由にカスタマイズし「宅建資格の保有者数」「そのほかの不動産系の資格保有者数」をすぐに数字で出すことができます。当社は、資格の種類によって毎月出している「資格手当」の金額が異なります。そうした細かな選択もできるのはとても助かります。
新卒採用ではとくに、内定者インターンとして一定期間働きたいという学生が多く、その登録に手間がかからない点もうれしいです。何月から何月まではアルバイト、それ以降は正社員…と雇用形態が変わる際も、同じ人物のデータを修正するだけで入社履歴が一覧で見られます。組織変動や人事異動の多いベンチャー企業にはありがたいですね。

複数の部署で発生していた入力作業を一つに集約でき、業務効率が上がった

―導入によってオペレーション業務の削減にどうつながっていますか?

HRMOS COREが人材データベースのマスタ機能を持つようになり、社内に散らばっていた情報を集約できるようになりました。以前は、人事が必要な情報をエクセルで管理し、情報システム部もPC番号の管理をエクセルにまとめ、経理やIRもそれぞれエクセルに入力し…と、4~5の部署で同じような作業が発生していました。株主総会に向け最新情報を集約する際には、どの部署のエクセルの情報が正しいのか、照合するのにも時間がかかっていました。社員情報の窓口が一つになったことで、4~5人分の業務時間の大幅な削減につながり、人的リソースの活用という点でも非常にありがたいです。
HRMOS COREに登録した情報のうち、社内イントラサイト「テックポータル」に反映させるべき情報も簡単に連携させられるため、複数のシステムの情報を更新する必要がありません。また、以前は人事異動の際、組織図にメンバーを手入力で落とし込んでいたため抜け漏れが生じることもありました。「この方の名前がありません」という大変失礼なミスもあったのですが、HRMOS COREは未配属のアラートがくるため、確認作業が非常にクリアになりました。

―HRMOS COREを活用し、どんな点に使いやすさを感じていますか?

操作性が高く、必要な情報をすぐに出せるスピード感がいいですね。宅建保有者リストをはじめ、「保険業界出身者でセールス経験がある中途採用者」などの具体的な検索に対しても、該当者がすぐにわかります。「こんな項目で管理したい」と思えばすぐにカスタム項目を設定できるので、使えば使うほど、当社仕様になっていきます。
システム導入前後のサポート体制も手厚く、チャットツールで質問を投げればビズリーチさんからすぐに返答が来るところにも助かっています。

人材活用戦略や採用の振り返りにも、データを活用していきたい

―今後、HRMOS COREを活用してやりたいことはありますか?

一元管理されたデータを人材活用につなげていく取り組みは、まだまだ始まったばかり。
部署ごとの定着率やメンバーの評価などがデータとして蓄積されることで、適正な人材配置を考える素材になります。社員に対する印象や曖昧な評価の記憶で仕事への適性を判断することがなくなるので、パフォーマンス向上が期待できると思っています。
経営陣の「こういう人材はどれくらいいるのか」といった疑問にも、HRMOS COREを見れば数字がその場で出せます。「この事業部に宅建保有者が足りないので、〇年後に向けた事業成長を考えれば、他部署からの異動と採用に今取り掛からなくてはいけない」。そんな議論ができるようになれば経営会議の質が変わり、人材戦略立案のスピードも上がるでしょう。
また、半期に一度の人事評価内容を追うことで、どんな属性の人が活躍しているのか、採用面接時の評価と入社後のパフォーマンス評価にズレがないか、などの検証もできるようになります。面接時とのギャップがあるのなら、面接担当者にどんなインプットをすればミスマッチの防止につながるのか。採用プロセスを含めた振り返りもできるようにしたいですね。

―HRMOS COREをどんな企業、人事・採用担当者におすすめしたいですか?

エクセル管理の煩雑さに現場が悲鳴を上げているのなら、ぜひ活用を検討してみては、と思います。当社のように毎月10人ほどが入社したり異動したりと、変動の激しい組織であればなおさらです。
人事業務は属人化しやすく、「担当者がいなければエクセルのどの項目を見ればいいのかわからない」「読み取り専用になっていて使えない」といったシーンが多くあると思います。担当者が複数になっているのにうまく分業化できていなかったり、最新情報の登録に時間がかかり情報の正確性に問題があったり。そんな課題を抱えていらっしゃるところは、システム導入で業務がとてもラクになると思います。

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